Come il Professional Organizer può salvarti la vita (e il lavoro)

Quello del freelance è un duro lavoro: weekend che sono peggio dei lunedì, lavori che ti arrivano oggi ma dovevano essere pronti per ieri, una scrivania che sembra un campo di battaglia. Se anche tu arrivi a fine giornata con la sensazione di non aver concluso niente, forse hai bisogno dell’aiuto di un professional organizer.

Hai presente Marie Kondo, quella che ci ha insegnato a piegare le magliette perché occupassero meno spazio nell’armadio? Ecco, lei potrebbe benissimo essere definita una Professional Organizer. E come lei ce ne sono tante anche in Italia. Le (o “i”) migliori sono quelle accreditate APOI, l’Associazione Italiana che riunisce tutti coloro che sono organizzati per natura e hanno deciso di mettere a nostra disposizione questa loro qualità insegnandoci un METODO che ci aiuta in casa, nel lavoro e nella vita privata.

Mi sono imbattuta in questa figura durante le lezioni di web copywriting che ho tenuto per il progetto “E-commerce e Autoimprenditorialità” presso ENAC. Una delle mie allieve è un’aspirante PO (Professional Organizer) e grazie a lei mi si è aperto davvero un mondo.

Chi è un professional organizer e cosa fa, nel dettaglio, non sta a me spiegarlo. Ho quindi lasciato la parola a Chiara Battaglioni, vera e propria paladina dell’organizzazione per i freelance.

Ecco come si presenta sul suo sito:

Aiuto i liberi professionisti ad organizzare meglio e a semplificare la propria vita lavorativa. Perché siamo supereroi e questo a volte può essere stressante.

Come hai deciso che “da grande” volevi fare la Professional Organizer? 

Ero a Los Angeles per un progetto di produzione audiovisiva (all’università ho studiato cinema) e senza quasi accorgermene mi sono trovata ad essere il punto di riferimento organizzativo per tutto il gruppo dei miei compagni. Sono stati loro che per primi hanno capito come le mie doti organizzative potessero essere una risorsa preziosa per chi era meno organizzato di me.

Al rientro da quell’esperienza, il destino ha fatto il resto: con la consapevolezza di essere “brava ad organizzare”, ho partecipato ad un evento a Bologna rivolto ai lavoratori della rete e lì ho conosciuto Sabrina Toscani che presentava una giovane Organizzare Italia. Ho scoperto così che esisteva la professione del Professional Organizer, un professionista in grado di aiutare le persone nel loro lavoro e nella vita quotidiana grazie allo strumento “organizzazione”.

E lì ho deciso che era quello che volevo fare “da grande”. Nel 2013 ho iniziato a studiare e poco alla volta ho definito la mia specializzazione nell’ambito del lavoro, con un’attenzione particolare ai freelance, categoria “incasinata” per eccellenza in quanto da soli devono gestire praticamente tutti gli aspetti della loro professione.

Qual è il problema che ti chiedono di risolvere più spesso?

“Non ho tempo, come faccio ad averne di più?”, questa è la frase che sento rivolgermi con maggior frequenza.

Purtroppo non giro con un sacchetto di minuti da regalare ai miei clienti (anche se mi piacerebbe!). Tuttavia, insieme a loro, cerco di individuare gli strumenti più adatti a migliorare l’utilizzo che fanno del loro tempo e delle loro energie per recuperare il controllo sul lavoro.

Come può, un PO, aiutare i freelance con il loro lavoro? 

L’organizzazione è uno strumento trasversale che se usato bene può aiutarci davvero moltissimo a:

• risparmiare tempo, spazio, energie (fisiche e mentali) e denaro
• recuperare il controllo del nostro lavoro e la motivazione in quello che facciamo
• migliorare l’efficacia delle nostre scelte e portare a termine attività in sospeso
• ridurre lo stress e le emozioni negative legate al lavoro
• godere finalmente della libertà di essere freelance, senza restare per forza sommersi dalle scadenze e dalle cose da fare

Una delle parole chiave della tua professione è DELEGARE. Una cosa molto difficile per noi, che vogliamo riuscire a fare contenti tutti, facendo tutto da soli. Come ci puoi aiutare tu?

Per prima cosa, ricordandovi che “fatto è meglio di perfetto”.

Amiamo il nostro lavoro ma questo a volte ci fa perdere tantissimo tempo quando ci perdiamo nelle pieghe del perfezionismo.

Inoltre il Professional Organizer può garantire quella visione dall’esterno che molto spesso ci manca e consigliare non solo quali attività delegare, ma anche a chi e soprattutto come tenere traccia della delega, per mantenere il pieno controllo sulle attività che qualcun altro sta svolgendo per te.

Avere un ufficio in casa non è semplice come si pensa. Io, fino a qualche mese fa, lavoravo sul tavolo della cucina, troppo vicina al frigo. Quali sono le regole base per organizzare gli spazi di lavoro, anche per chi ha poco spazio ma molto lavoro?

La prima regola per uno spazio ben organizzato è eliminare il superfluo.

Prendetevi un momento per selezionare quello che vi serve e pensate alla “regola del bersaglio”: tenete vicino solo quello che usate con regolarità, allontanate quello che vi serve ogni tanto ed eliminate tutto ciò che è inutile al vostro lavoro.

Alcuni strumenti molto validi sono sicuramente scatole e cestini aperti in cui riporre il materiale di lavoro al termine della giornata, soprattutto se lavorate dal tavolo della cucina come molti freelance. Anche io sono nella stessa situazione: ho acquistato una scatola (esteticamente gradevole) all’interno della quale conservo quello che mi occorre per lavorare. La tiro fuori quando mi serve e la ripongo al termine della sessione di lavoro. In poche parole, è il mio “ufficio in casa”.

Ci regali 3 consigli pratici per organizzare al meglio la nostra #vitadafreelance?

Volentieri 🙂

Se un’azione richiede meno di 2 minuti per essere conclusa, fatela subito. Questo ce lo insegna David Allen, autore del metodo “Getting Things Done”: è importante chiudere i cosiddetti “cerchi aperti” per alleggerire il carico mentale e potersi concentrare su quello che conta davvero.

Prendetevi sempre 10 minuti a fine giornata per fare il recap di quello che avete portato a termine e di tutto quello che dovete ancora fare: aggiornate la vostra to-do-list e riordinate la scrivania.  Svuotate la mente e concludete la giornata di lavoro. Domani sarà più facile partire con il piede giusto.

Create una “lista dei desideri” e premiatevi quando avrete raggiunto un traguardo: come freelance troppo spesso siamo abituati a non riconoscere i nostri sforzi. Potete farlo con una pausa oppure con un’attività che vi piace e che vi fa stare bene.

Chiara Battaglioni è una vera manna dal cielo per i freelance particolarmente “disorganizzati” e per tutti coloro che hanno bisogno di aiuto per la gestione del proprio tempo e del proprio lavoro. Dai un’occhiata al sito di Chiara, è davvero organizzato bene e la scelta dei colori e della grafica ti fa già capire che LEI è la persona che stavi cercando. Ecco come puoi contattarla.

Io non sono una professional organizer, ma ho imparato – con l’esperienza e gli errori – a organizzare la mia vita da freelance, così da ottimizzare il tempo per sfruttarlo al meglio. Per fare tutto ciò uso applicazioni, software e metodi riconosciuti a livello internazionale. Vuoi sapere quali sono? Scrivimi e ne parleremo assieme.